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Empresas e Negcios - 07/02/2012

7 documentos que sua empresa deve ter sempre em dia

Irregularidades no CNPJ e alvar, por exemplo, podem levar at ao fechamento do negcio

A burocracia para abrir um negcio exige que o empresrio esteja atento a uma srie de detalhes, documentos, registros e taxas. Porm, depois de consolidada a empresa, ainda preciso ficar de olho em diversas papeladas.

Como destaca a consultora jurdica do Sebrae-SP, Sandra Fiorentini, h documentos que precisam estar disposio da fiscalizao. Caso o empreendimento no esteja com tudo em dia, pode ser autuado e correr o risco de receber uma multa ou at ter a empresa fechada.

De acordo com o professor de Administrao da ESPM Adriano Gomes, alguns desses dados so especficos ao ramo de atuao da empresa. Depende do setor ao qual a empresa est ligada. Aquelas relacionadas a cosmticos, por exemplo, precisaro de licenas especiais na Anvisa. Dependendo do tipo de mercadoria a ser comercializada, necessria uma autorizao do Exrcito e das Polcias Federal e Civil.

Veja quais so os documentos que no podem faltar a todo negcio, desde licenas de funcionamento at documentos contbeis e fiscais.

1. Alvar

a autorizao que toda empresa tem para funcionar e obedece a critrios municipais. Para conseguir a autorizao, preciso verificar se o local do imvel est regularizado, se h o habite-se, se as planta est regularizada junto prefeitura, se a lei de zoneamento permite determinada atividade naquela regio, esclarece Sandra.

O alvar deve ser renovado periodicamente, o que tambm varia em cada cidade em algumas o prazo de 1 ano, em outras, de 2 anos. Isso resolvido junto cada prefeitura. Sem o documento, a empresa pode ser fechada a qualquer momento."

2. CNPJ

O Cadastro Nacional de Pessoa Jurdica essencial e funciona como um RG da empresa. Sem ele no possvel fazer nada, nem mesmo emitir nota fiscal. Alm disso, a falta deste documento dificulta a compra e venda com outras empresas, explica a consultora. Qualquer dbito em aberto junto Receita Federal, como a ausncia de Imposto de Renda de Pessoa Jurdica, pode levar suspenso ou restrio do CNPJ.

Para saber se a sua empresa tem irregularidades, consulte o site do rgo federal. L tambm h a possibilidade de realizar pagamentos, parcelar tributos ou imprimir certides negativas de dbito.

3. Inscrio estadual e municipal

Toda empresa de comrcio ou indstria precisa ter um cadastro junto Secretaria de Fazenda do seu estado. No caso das prestadoras de servio, este registro deve ser feito pelo municpio. Os motivos que levam a restries nesta documentao so semelhantes aos do CNPJ, porm, na esfera estadual e municipal. Basta fazer uma consulta no site da secretaria local e verificar como est a situao da indstria ou comrcio. Caso haja irregularidades, basta procurar o rgo para verificar como sanar o problema, destaca a consultora do Sebrae/SP.

4. Relao Anual de Informaes Sociais

A Rais, ou Relao Anual de Informaes Sociais, diz respeito contratao de pessoas e controla as atividades trabalhistas no pas. A entrega do documento obrigatria todo ano, mesmo que no haja contrataes. A nica excesso so empreendedores individuais, que esto dispensados da entrega.

A relao pode ser enviada pela internet, no site do Ministrio do Trabalho e Emprego. Em caso de ausncia, a empresa multada. A taxa calculada pelos dias de atraso, levando em considerao a quantidade de empregados omitidos at 30 dias, o valor por empregado de 4,47 reais, e aumenta conforme o tempo.

5. Cadastro Geral de Empregados e Desempregados

O Caged, ou Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, a forma pela qual o Ministrio do Trabalho controla quem foi demitido e admitido. No site do rgo possvel preencher o formulrio. Em caso de no entregar o documento, o empresrio precisa justificar e tambm est sujeito a uma multa.

6. Livros

Toda empresa deve manter documentos que registram as atividades contbeis no local. So os livros dirio, razo, entradas e sadas. Como explica o professor da ESPM, no primeiro devem constar todas as movimentaes dentro da empresa, como compras, vendas, pagamentos e recebimentos. O livro razo enumera por tipo de pagamento (banco, caixas ou fornecedores) as movimentaes. Entradas e sadas dizem respeito s compras de estoque e vendas de produtos realizadas. Esses balanos so normalmente cedidos fiscalizaes e no podem se contradizer, diz Gomes.

7. Guias

Tambm deve estar na mo a Guia de Recolhimento do FGTS (Gefip). Ela deve ser entregue mensalmente e pode ser preenchida no site da Receita Federal. Basta informar os dados da empresa e dos trabalhadores, os fatos geradores de contribuies previdencirias e os valores devidos ao INSS, bem como as remuneraes dos trabalhadores. Outro documento importante a Guia da Previdncia, que comprova o pagamento anual da Contribuio Sindical Patronal e  tambm deve estar sempre em dia.

Fonte: Revista Exame


 
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